Polityka prywatności METAL LAB

Wersja 1.2 — po weryfikacji prawnej | 2026-09-01

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest PROFLO Rafał Wiśniewski, jednoosobowa działalność gospodarcza, NIP 7773001726, ul. Łąkowa 11, 62-025 Siekierki Wielkie, właściciel marki METAL LAB (dalej „Administrator”).

Kontakt w sprawach prywatności i przetwarzania danych:

• e-mail: biuro@metallab.pl;
• adres korespondencyjny: ul. Strzyżowska 41, 61-323 Poznań.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W przypadku prowadzonej działalności obowiązek powołania IOD nie powstaje (art. 37–39 RODO).

2. Zakres dokumentu

Niniejszy dokument opisuje, w jaki sposób Administrator przetwarza dane osobowe osób korzystających z serwisu internetowego marki METAL LAB (dalej „Serwis”), w szczególności osób wysyłających formularze dostępne w Serwisie.

Serwis zawiera trzy formularze:

1. formularz kontaktowy;
2. formularz konsultacji projektu — wspólny również dla ścieżki architekta lub projektanta;
3. formularz współpracy B2B.

3. Kiedy przetwarzamy dane

Dane są przetwarzane, gdy osoba:

• wysyła formularz kontaktowy;
• wysyła zapytanie o konsultację projektu, również jako architekt lub projektant;
• wysyła zapytanie o współpracę B2B;
• kontaktuje się bezpośrednio przez pocztę elektroniczną;
• zawiera lub realizuje umowę z Administratorem;
• korzysta z Serwisu, co może wiązać się z tworzeniem logów technicznych i bezpieczeństwa.

4. Zakres danych w formularzach

4.1 Formularz kontaktowy

• imię;
• adres e-mail;
• opcjonalny numer telefonu;
• treść wiadomości;
• opcjonalne załączniki.

4.2 Formularz konsultacji projektu

Formularz, wspólny dla klienta indywidualnego oraz architekta lub projektanta, może obejmować:

• imię;
• adres e-mail;
• opcjonalny numer telefonu;
• informacje o projekcie;
• opcjonalne załączniki, w tym rzuty, szkice, fotografie lub dokumenty.

4.3 Formularz współpracy B2B

Formularz może obejmować:

• imię;
• adres e-mail;
• opcjonalny numer telefonu;
• nazwę firmy;
• treść wiadomości;
• opcjonalne załączniki.

W Serwisie przewidziano załączniki w formatach JPG, PNG, WEBP i PDF. Dopuszczalne limity liczby i rozmiaru plików są opisane przy kontrolce plików.

Prosimy, aby nie przesyłać w formularzach ani załącznikach danych zbędnych do obsługi sprawy, w szczególności danych szczególnych kategorii, dokumentów tożsamości ani danych osób trzecich bez odpowiedniej podstawy. Załączniki mogą zawierać metadane plików.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach:

1. odpowiedź na zapytanie i podjęcie działań przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba działa we własnym imieniu;
2. obsługa zapytań B2B i relacji z przedstawicielami firm — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej);
3. zawarcie i realizacja umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
4. realizacja obowiązków podatkowych, księgowych i innych obowiązków prawnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
5. ustalenie, dochodzenie oraz obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Przetwarzanie oparte na prawnie uzasadnionym interesie jest poprzedzane oceną bilansu interesów Administratora i osoby, której dane dotyczą.

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być powierzane do przetwarzania podmiotom przetwarzającym, które świadczą usługi na rzecz Administratora na podstawie zawartych z nimi umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO):

• cyber_Folks S.A. — hosting Serwisu oraz obsługa skrzynki pocztowej biuro@metallab.pl;
• Alaio Cloud Limited (Bitrix24) — chmurowy system CRM wykorzystywany przez Administratora w obsłudze zapytań i zleceń.

Ponadto dane mogą zostać ujawnione:

• dostawcom usług prawnych, księgowych lub technicznych — jeżeli jest to konieczne i prawnie dopuszczalne;
• organom uprawnionym — jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Zgłoszenie z formularza trafia najpierw do skrzynki biuro@metallab.pl. Dalsze przekazanie danych do systemu CRM Administrator wykonuje w toku prowadzonej przez siebie obsługi zapytań i zleceń.

Dostęp do zgłoszeń mają osoby obsługujące zapytania i zlecenia, w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań.

7. Transfery danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane są zasadniczo przetwarzane w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Dostawca systemu CRM (Bitrix24) przetwarza i przechowuje dane klientów korzystających z europejskich wariantów usługi na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej.

Gdyby w indywidualnym przypadku miało dojść do przekazania danych poza EOG, odbywa się to wyłącznie na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej o stwierdzeniu odpowiedniego stopnia ochrony (art. 45 RODO), w tym w ramach programu EU-U.S. Data Privacy Framework, albo
• odpowiednich zabezpieczeń, w tym standardowych klauzul umownych (art. 46 RODO).

Kopię stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem zgodnie z punktem 1.

8. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji celów wskazanych w polityce. W szczególności:

1. zapytania bez zlecenia oraz zapytania wycofane lub odrzucone — 24 miesiące od ostatniego kontaktu lub zamknięcia sprawy;
2. dane związane z projektem lub umową — przez czas realizacji, a następnie przez okres umożliwiający wypełnienie obowiązków prawnych oraz ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń;
3. dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami, w tym co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego;
4. logi techniczne i bezpieczeństwa — przez okres wynikający z konfiguracji usług hostingowych stosowanych przez Administratora, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy od dnia zarejestrowania zdarzenia, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów prawa lub jest niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
5. kopie wiadomości i rekordy w CRM — zgodnie z regułami sprawy źródłowej;
6. załączniki — zgodnie z regułami zgłoszenia lub projektu.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie wymaga tego prawo (np. toczące się postępowania).

9. Podanie danych a podstawa dobrowolności

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do wysłania formularza i obsługi zapytania. Numer telefonu i załączniki są dobrowolne. Niepodanie danych wymaganych uniemożliwia wysłanie formularza; kontakt jest możliwy bezpośrednio przez biuro@metallab.pl.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie przysługują prawa do:

1. dostępu do danych — w tym uzyskania potwierdzenia, czy i jakie dane są przetwarzane;
2. sprostowania danych — poprawki nieprawidłowości;
3. usunięcia danych — gdy wygasła podstawa przetwarzania;
4. ograniczenia przetwarzania — w przypadkach przewidzianych prawem;
5. przenoszenia danych — gdy podstawą jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie jest zautomatyzowane;
6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
7. skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Żądania można przesłać na biuro@metallab.pl lub na adres korespondencyjny Administratora z punktu 1.

Administrator odpowiada w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania. W sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — osoba zostanie poinformowana z podaniem przyczyny. W uzasadnionych okolicznościach Administrator może zwrócić się o potwierdzenie tożsamości.

11. Bezpieczeństwo danych i załączników

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka. Mechanizm formularzy i przyjmowania załączników przed wdrożeniem przechodzi: analizę ryzyka, testy walidacji plików, testy odporności na nadużycia oraz testy poprawnego przechowywania i usuwania.

Formularz nie potwierdza wysłania zgłoszenia, dopóki bezpieczne doręczenie nie zostanie potwierdzone przez usługę poczty.

12. Cookies i podobne technologie

Informacje o plikach cookie i podobnych technologiach znajdują się w odrębnej „Polityce plików cookie”. W stanie premierowym Serwis nie stosuje analityki, marketingowych pikseli ani profilowania.

13. Zmiany polityki

Polityka może ulec zmianie w razie zmiany zakresu Serwisu, usług, dostawców lub przepisów. Aktualna wersja i data obowiązywania będą publikowane w Serwisie.

14. Historia wersji